Archiwizacja poczty elektronicznej

Badanie miało na celu zdiagnozowanie rynku szeroko rozumianych rozwiązań do archiwizacji poczty elektronicznej, podejścia firm do kwestii archiwizacji oraz świadomości zagrożeń

związanych z brakiem odpowiednich procedur zabezpieczenia e-maili.

Respondentami były osoby decyzyjne i informatycy z dużych i średnich firm o obrotach powyżej 50 mln na terenie województwa mazowieckiego, wielkopolskiego oraz śląskiego. Jako technikę badawczą zastosowano IDI (Indywidualne Wywiady Pogłębione) uzupełnione przez Brand SightR.

Diagnozując aktualną sytuację badani stwierdzili, że komunikacja za pomocą e-maili jest powszechnie stosowana przez pracowników na wszystkich szczeblach i to w dużych ilościach. Na pytanie o przeznaczenie poczty elektronicznej większość badanych wskazało komunikację wewnątrz i na zewnątrz firmy, w tym jako najczęstsze narzędzie kontaktu z klientami (negocjacje, umowy, faktury). Ponadto respondenci zadeklarowali, że za pomocą maili przekazują konkretne (np. dokumenty), jak i mniej formalne informacje, wypełniają ankiety, wysyłają i odbierają faksy oraz organizują sobie pracę.

Badani podkreślali korzyści z systematycznej archiwizacji poczty. Wymienili wśród nich zabezpieczenie przed utratą wartościowych dla firmy lub pracownika danych, posiadanie dowodu na dokonane zlecenia i ustalenia oraz uzyskanie łatwiejszego dostępu do często istotnych danych. Mimo uświadomienia przez respondentów potrzeby archiwizacji, firmy podchodzą do tego problemu w sposób bardzo zróżnicowany.

Do najczęstszych metod archiwizacji zaliczono zgrywanie danych na płyty CD samodzielnie przez pracowników, automatyczną archiwizację wybranych katalogów bądź kont pocztowych wybranych osób (najczęściej zarządu oraz działu finansowego), centralną archiwizację dla całej firmy oraz zaawansowany sposób archiwizacji w systemie CRM.

Rozmówcy różnie oceniali skuteczność zastosowanych metod archiwizacji. W sytuacji gdy w firmie brakuje serwera pocztowego i regularnego backupu, najczęstszym sposobem na archiwizację jest zgrywanie danych przez pracowników we własnym zakresie lub okresowo przez informatyków. Skutkiem tego prowizorycznego rozwiązania są przepełnione skrzynki i duże prawdopodobieństwo utraty danych.

Zdaniem badanych najważniejsze w archiwizacji poczty elektronicznej jest niezawodność, bezpieczeństwo, systematyczność oraz szybkość procesu archiwizacji i odzyskiwania danych. Wysoko została oceniona możliwość dostępu do poczty oraz archiwum drogą on-line z każdego miejsca na świecie (ze względu na wygodę i zaoszczędzanie dużej ilości czasu).

Respondenci oczekiwaliby również od rozwiązań zabezpieczających komunikację e-mail wygodniejszego interfejsu w języku polskim, prostoty obsługi, większej ilości przydatnych opcji (jak np. informacji o dokonywanej archiwizacji) i możliwości konfiguracji (decydowania o metodzie kompresji, czasu archiwizacji, wielkości archiwum). Dla badanych istotne znaczenie miała także kompatybilność z różnymi plikami i systemami, niewielkie obciążenie systemu, dostępność aktualizacji, zabezpieczenie przed wirusami oraz wsparcie techniczne.

Pentor Research International przeprowadził badanie na temat archiwizacji poczty elektronicznej w lutym 2008 roku.